Datenbasierte Personas: Arbeitswelten passgenau gestalten

Unsere Arbeitswelt verändert sich: Prozesse werden zunehmend digitaler und hybrides, ortsunabhängiges Arbeiten damit immer selbstverständlicher. Die Konsequenz: die neue Arbeitswelt – das New Normal – verlangt auch nach einer veränderten Arbeitsinfrastruktur. Der Bedarf an flexibel nutzbaren Arbeitsflächen muss dabei ebenso berücksichtigt werden, wie die verschiedenen Arbeitsbedürfnisse, -formen und -orte der Mitarbeitenden.

Unternehmen, die die Zukunft des Arbeitens aktiv mitgestalten und wettbewerbsfähig bleiben wollen, sollten sich daher gezielt die Fragen stellen: Welche Anforderungen stellen unsere Mitarbeitenden an ihre Arbeitsumgebung und wie kann das Büro so gestaltet werden, damit sie produktiv, zufrieden und gesund arbeiten können?

Um diese Fragen zu beantworten, setzt unser Research-Team bei unseren Arbeitsplatz-Projekten auf die Entwicklung von datenbasierten Mitarbeitendentypologien, sogenannten Personas. Wir haben Dr. Sina Bruebach-Schlickum, Leiterin unseres Research-Teams, zur Bedeutung von Personas bei der Workplace-Planung und den Vorteilen einer datenbasierten Herangehensweise befragt.

Sina, was genau sind eigentlich Personas?

Personas sind repräsentative Charaktere, die typische Verhaltensweisen und Bedarfe unterschiedlicher Nutzergruppen in Unternehmen greifbar machen. Eine Persona stellt also einen „Prototypen“ für eine Gruppe von Nutzern dar. Die Entwicklung von Personas kommt ursprünglich aus dem Marketing und hat das Ziel die Bedürfnisse, Verhaltensweisen und Wünsche der Konsumenten genau zu kennen und sie noch gezielter mit Inhalten anzusprechen.

Und wozu dienen sie bei der Planung moderner Arbeitsumgebungen?

Wir entwickeln unsere Personas mit dem Fokus auf ihre Arbeitsweisen und die funktionalen – aber auch emotionalen – Anforderungen an die Arbeitsumgebung. Obwohl eine Persona fiktiv ist, sollte sie dennoch so konkret wie möglich beschrieben sein. Mitarbeitende mit ähnlichen Arbeitsweisen und -bedürfnissen fassen wir auf diese Weise zu Typen zusammen. Sie werden benannt und erhalten sozusagen ein „Gesicht“. Bei der Entwicklung der Personas ist es wichtig, dass sich jeder Beschäftigte mit mindestens einer Persona identifizieren kann. So gibt es im Unternehmen beispielsweise häufig den Office Hero, den Allrounder, den Mobile Champion oder auch den Visionär.  Unser Planungsteam hat so die Bedürfnisse und Anforderungen jedes Mitarbeitertypus vor Augen und kann die Flächen und Räume passgenau konzipieren und gestalten.

Was bedeutet in diesem Zusammenhang „datenbasierte“ Personaentwicklung?

Die Grundlage der datenbasierten Personaentwicklung bildet die Online-Befragung einer repräsentativen Anzahl von Beschäftigten innerhalb der entsprechenden Firma. Hier werden spezifische Fragen, die zur Personaentwicklung relevant sind, erhoben. Das können etwa Fragen nach Arbeitsweisen, -orten und -zufriedenheit oder arbeitsrelevanten Bedürfnissen sein. Auf Grundlage dieser Daten werden mittels „Clusteranalysen“ Mitarbeitendentypen – eben Personas – abgebildet. Diese werden ausgewählten Nutzervertretenden im Vorfeld der Workshops vorgestellt und anschließend gemeinsam im Workshop verifiziert.

Wie geht Ihr bei der Abstimmung mit den Nutzervertretenden vor?

Der enge Austausch mit den Nutzervertretenden ist im gesamten Prozess von großer Bedeutung. Mit ihnen verifizieren und ergänzen wir die auf Grundlage der erhobenen Daten entwickelten Personas. Die Vertreter:innen ordnen sich einer, in ihrer Abteilung vorhandenen, Persona zu. Sie schildern einen typischen Tagesablauf – wir nennen das „A Day in the Life of …“ – mit den entsprechenden Aktivitäten (Was?) und den räumlichen (Wo?), technischen sowie weiteren Anforderungen (Wie?). Für jede der Personas kann so schließlich ein exemplarischer Arbeitstag erstellt werden, der unserem Team dann weiteren Aufschluss über die Anforderungen in Bezug auf Raum, Kultur, Technologie und Services gibt. Aus diesen Erkenntnissen entstehen ein ganzheitliches Workplace-Konzept und das Raum- und Flächenprogramm, das sogenannte Layout.

Worin genau liegt der Vorteil einer datenbasierten Personaentwicklung?

Mit der datenbasierten Personaentwicklung stellen wir die späteren Nutzer:innen der Arbeitsumgebungen in den Fokus unserer Überlegungen und Konzepte. So können wir unsere Projekte zeitlich effektiver und insgesamt schlanker gestalten. Im Vergleich zur rein workshopbasierten Personaentwicklung gewinnen wir hierbei ein Mehr an Objektivität und Qualität durch verifizierbare Fakten und Analysen. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Wünsche und Anforderungen der Mitarbeitenden noch besser erfasst werden. Zudem haben alle Projektbeteiligten konkrete Charaktere vor Augen, auf die wir regelmäßig zurückgreifen und mit denen sich leichter identifiziert werden kann. Der Entwicklungsprozess wird dadurch menschzentrierter, konkreter und effizienter.

Möchtest Du mehr zum Thema wissen und interessierst Du Dich für unser Workplace-Projekte? Dr. Sina Bruebach-Schlickum, Leiterin unseres Research-Teams, freut sich auf Deine Nachricht.

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