Merck Gruppe

Kunde: Merck

Standort: Darmstadt

Umfang: 1000 Mitarbeitende

Zeitraum: 2018 – 2019

Leistungen: Bedarfsanalyse, Nutzer-/Fokusgruppen-Workshops, Visions-Interviews, Arbeitsplatzkonzept, Generisches Layout, Change Management Konzept, Kommunikation, Aufbau Nutzervertreter-Netzwerk, Spielregel-Poster, Führungskräfte-Workshops und
-Trainings, Nachbetrachtungsstudie

Gemeinsames Arbeiten in einer Activity Based Bürofläche – das wird für die rund 900 Merck Mitarbeitende der Bereiche Personalwesen, Technologie, Finanzen und Einkauf, eine neue Arbeitserfahrung. Die Mitarbeitenden, die bisher auf dem Merck-Campus in sehr unterschiedlichen Arbeitsumgebungen gearbeitet haben, werden neben dem neuen, positiven New Work Arbeitserlebnis auch Herausforderungen meistern müssen. Die Veränderungen umfassen Arbeits- und Verhaltensweisen, neue Regeln für das Arbeiten im Open Space, aber auch Änderungen in der Arbeits- und Führungskultur.

Die Nutzeranalyse ist die Basis für das neue Konzept

Auf Basis einer komprimierten Nutzeranalyse konnten wir die Anforderungen an die neue Arbeitsumgebung identifizieren, im Rahmen von Nutzerworkshops erste Richtungen für das Arbeitsplatzkonzept definieren und das generische Layout entwickeln. Final konnten die Nutzereinheiten aus zwei unterschiedlichen Layoutvarianten wählen – einem eher offenen, teamorientierten Layout und einem „Single Layout“, das fokussierte Einzelarbeit unterstützt.

Die Vision fördert Motivation und Begeisterung

Um die Merck-Mitarbeiterschaft in diesem Veränderungsprozess optimal zu unterstützen, ihnen Bedenken und Ängste zu nehmen und frühzeitig Akzeptanz und Begeisterung für das neue Konzept zu schaffen, begleitete workingwell die Mitarbeitenden und Führungskräfte im Rahmen eines umfassenden Change Management Programms. In einem Kick-off Workshop wurden zunächst Ziele, mögliche Schritte und Maßnahmen diskutiert. Mithilfe von „Visions-Interviews“, die wir mit dem Top-Management, Bereichsleitern, Projekt-Sponsoren und dem Betriebsrat führten, konnte dann ein eindeutiges Bild des Vorhabens gezeichnet werden. Um die Vision und die wichtigsten Botschaften rund um das neue Konzept allen betroffenen Mitarbeitenden näher zu bringen, wurde ein Visions-Video entwickelt und mit weiteren relevanten Informationen im firmeninternen Internet zur Verfügung gestellt. Der Aufbau eines Nutzervertreter-Netzwerks, das als „Sprachrohr“ zwischen Mitarbeitenden und Projektteam fungierte und eine sehr enge Zusammenarbeit mit den „Change Agents“ waren entscheidend für den positiven Projektverlauf.

Die Mitarbeitende müssen in den Prozess eingebunden werden

Im Rahmen regelmäßiger „Leadership Sessions“ mit den Führungskräften stellten wir die Einbindung und den regelmäßigen Austausch wichtiger Informationen sicher. In Trainings wurden ihnen Hilfestellungen zum Führen in der neuen Arbeitsumgebung und -kultur gegeben, Erfahrungen ausgetauscht und diese gemeinsam diskutiert. Zu den Change-Maßnahmen gehörten darüber hinaus auch die Definition und Darstellung klarer Spielregeln, eine kontinuierliche Kommunikation an die Mitarbeitenden sowie die Organisation von Baustellen-Führungen mit allen Einheiten. Außerdem ermöglichten wir den Mitarbeitenden das aktive Teilhaben an Entscheidungsprozessen, wie z.B. bei der Möbelauswahl. Diese wurden in einem Mini Showroom ausgestellt und konnten so im Vorfeld erlebt und getestet werden.

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