#HomeOffice, 14.04.2020

Homeoffice: 10 Tipps für die virtuelle Zusammenarbeit

Was lange Ausnahme war, ist nun Pflicht. Seit Corona findet Zusammenarbeit virtuell statt. Also nur ein vorübergehendes Thema? Wir sind uns sicher: das Thema Home Office und die Zusammenarbeit über Tools wie Skype, Teams oder Zoom, wird auch nach Corona aktuell bleiben. Schließlich haben viele Unternehmen und Mitarbeiter, bei all den Herausforderungen, auch die Vorteile dieses Arbeitsmodells entdeckt. Nicht nur als effiziente Arbeitsmöglichkeit für die Mitarbeiter, sondern auch als gute Option für Geschäftsmeetings. Wir möchten euch heute ein paar einfache, von uns erprobte Tipps ins Home Office schicken, wie ihr virtuelle Zusammenarbeit motivierend und produktiv gestalten könnt:

Tipp 1: Wäge ab, ob das virtuelle Meeting die richtige Wahl ist.

Keine Frage, virtuelle Meetings machen Spaß und fördern das Wir-Gefühl auch im Home Office. Aber sie fressen auch jede Menge Zeit und stören andere in ihrem Arbeits-Flow Deshalb überlege genau: ist ein virtuelles Meeting notwendig, weil eine Diskussion erforderlich ist oder Dokumente geteilt und besprochen werden müssen? Oder reicht gegebenenfalls auch ein kurzes Mail oder eine Nachricht über Teams.

Tipp 2: Kommuniziere das Ziel deiner Besprechung…

…und halte Dich daran! Alle Teilnehmer sollten vorab wissen, was erreicht werden soll. So können sie sich inhaltlich und mental vorbereiten und sich während des Meetings zielgerichtet einbringen. Eine vorab geschickte Agenda mit definiertem Ergebnis oder eine schriftliche Aufgabe zur Vorbereitung der Themen können beispielsweise dabei helfen das Ziel im Blick zu behalten.

Tipp 3: Überlege genau, wen Du für Dein virtuelles Meeting brauchst

Meistens ist weniger einfach mehr. Vor allem, wenn Du Zeit und Kosten sparen kannst. Im virtuellen Meeting ist die Anzahl und Auswahl der Teilnehmer besonders wichtig, da mehr Disziplin und Zeit erforderlich sind als bei physischen Meetings. Bewährt hat es sich auch Rollen und damit verbundene Aufgaben unter den Teilnehmern zu verteilen.

Tipp 4: Sei vorbereitet, wenn die Technik schlapp macht

Ein reibungsloser Ablauf ist entscheidend für den Erfolg deines virtuellen Meetings im Home Office. Deshalb: prüfe im Voraus ob die Videokonferenz funktioniert und habe Alternativen parat, falls das Netz überlastet ist (z.B. deinen Handy Hot-Spot). Im Falle eines Kundenmeetings, bietet ein Testdurchlauf mit Kollegen Sicherheit. Füge in den Ablaufplan die Informationen für einen möglichen Alternativplan mit möglichen Telefon-, Video- oder Nachrichtenprogrammen ein.

Tipp 5: Bleibe leistungsstark auch in Krisenzeiten

Video- und Gruppenbesprechungen laufen immer Gefahr, die Internet-Bandbreite zu überlasten. Unsere Tipps um deine internet-intensiven Hintergrundaktivitäten zu minimieren: 1. schließe alle Tabs mit Streaming-Inhalten, 2. unterbreche Cloud-Synchronisierungen, 3. lade Updates außerhalb der Arbeitszeiten, 4. abhängig vom Kommunikationsmedium, kannst du die Videoeinstellungen auf die niedrigste Qualität setzten

Tipp 6: Kamera an für ein persönliches Miteinander

Wusstest Du, dass zwischen 55-65% unserer Kommunikation non-verbal stattfindet und dass wir ca. 250 000 Emotionsausdrücke im Gesicht erkennen und erwidern! Beschränkt man eine Konversation auf das rein Auditive, läuft man Gefahr einen Teil der Tiefe des Gespräches zu verlieren. Wir finden: das ist Grund genug, um die Kamera anzuschalten.

Tipp 7: Pünktlichkeit ist das halbe Leben.

Als Gastgeber hast du den größten Einfluss auf die Pünktlichkeit der Besprechung. Sei ein Vorbild und sei bereit das Meeting zur angekündigten Zeit zu beginnen. Plane Zeitpuffer zwischen den Besprechungen ein, um Pausen und Vorbereitungen Raum zu geben. Falls es absehbar ist, dass eine Besprechung überzogen wird, unterbreche die Diskussion 5-10 Minuten vor Meetingende, um nächste Schritte und einen Folgetermin zu definieren.

Tipp 8: Ich spreche erst, wenn ich dran bin.

Zugegeben, das kann manchmal schwerfallen. Aber besonders im virtuellen Gespräch ist diese Regel wichtig. Als Gastgeber bist Du der Gesprächsführer und entscheidest wer dran ist. Regeln für das Signal, wie Hand oder Arm heben, können hier helfen. Falls die Gruppe zu groß für ein gemeinsames Meeting ist, ziehe eine Kommunikationsplattform in Betracht, die die „Breakout Room“-Funktion ermöglicht. In dieser kann man kleinere Gruppengespräche innerhalb großer Meetings abhalten.

Tipp 9: Lass niemanden im Regen stehen…

…und versuche alle Teilnehmer aktiv einzubinden. Baue individuelle Zeiten zur Reflektion ein. Besonders introvertiertere Teilnehmer profitieren von dieser „erst nachdenken, dann äußern“ Taktik. Frage zielorientiert und stelle sicher, dass alle die Möglichkeit haben zu antworten. Delegiere Aufgaben, wie z.B. das Protokollieren des Meetings, damit Du Dich ganz auf die Leitung des Gespräches konzentrieren kannst.

Tipp 10: Die „Next-Steps“ gehören Dir

Dein Anliegen ist nicht automatisch mit dem Meetingende gelöst und abgeschlossen. Als Meeting-Initiator bist Du verantwortlich, dass die nächsten Schritte definiert, Aufgaben verteilt und Termine gesetzt werden. Am besten in einem „Aktionsplan“, der am effizientesten noch während der Besprechung befüllt wird.

Wir hoffen, dass Dir unsere Tipps weitergeholfen haben und wünschen viel Erfolg bei der virtuellen Zusammenarbeit.

Schreiben Sie uns gerne Ihre ganz persönlichen Gedanken zu diesem Thema an info@workingwell.com

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