Artikel, 07.09.2022

Change-Management: der Türöffner für New Work

Veränderungen sind ein dauerhafter Prozess

Entscheiden sich Unternehmen heute zu einem umfassenden Wandel ihrer Arbeitswelt, ist ein professionelles Change-Management immer von zentraler Bedeutung. Denn auf dem Weg zu New Work findet nicht nur eine Veränderung der Arbeitsumgebung statt. Der Wandel umfasst immer auch eine neue Sicht auf die Themen „Führung“, „Zusammenarbeit“ „Vertrauen“ und „Kommunikation“.

In diesem Sinne sollten Veränderungen, die New Work zum Ziel haben, als ein dauerhafter Prozess gesehen werden. Zudem soll eine Veränderung Teil der Unternehmensvision werden und die innere Haltung des Unternehmens und seiner Mitarbeitenden widerspiegeln.

Aus Betroffenen Beteiligte machen

Der Begriff Change-Management ist eigentlich irreführend, denn Veränderung kann nicht – wie ein Projekt – im klassischen Sinne gemanagt werden. Veränderung ist eine strategische Entscheidung und eine Langzeit-Verpflichtung. Diese wird von der obersten Führungsebene getroffen und an die Mitarbeitenden weitergetragen. Grundvoraussetzung sind immer klare und nachvollziehbare Ziele und eine gemeinsame Haltung, damit alle das Veränderungsprojekt tragen.

Bei der Visualisierung von Veränderungsprozessen, bietet sich das Bild eines Eisbergs an: Das sichtbare Veränderungsprojekt findet im Grunde nur auf der Spitze des Eisbergs statt. Der gesamte Veränderungsprozess geht jedoch deutlich tiefer.

In unserem Bild symbolisiert alles, was unter dem Wasser liegt, genau das, was die Menschen wirklich bewegt. Hier liegen Emotionen, Bedenken und persönliche Einstellungen. Deshalb bietet dieser Bereich auch die große Chance Begeisterung und Akzeptanz zu erzeugen.

Die tiefer liegenden Aspekte sollten frühzeitig adressiert werden, damit die Mitarbeitenden die Veränderung nicht nur mittragen, sondern sie auch verstehen und positiv annehmen. Besonders wichtig ist es, die Mitarbeitenden zu ermutigen, ihre Wünsche und Bedenken anzusprechen. Denn nur so werden aus Betroffenen Beteiligte. Wenn das gelingt, machen sich die Mitarbeitenden den Wandel zu eigen und involvieren sich aktiv und mit Begeisterung in den Veränderungsprozess. Und genau darum geht es bei New Work.

Zuerst das Mindset. Dann die Tools.

„Change-Management“ umfasst also deutlich mehr als das klassische Begleiten der Mitarbeitenden im Rahmen von Kommunikation und Change-Events. Denn es hat insbesondere die Aufgabe die Voraussetzungen für die Veränderung zu schaffen. Erst die gemeinsame Vision und Haltung bietet die Plattform für eine erfolgreiche Umsetzung von New Work.

Deshalb stellen wir diese Grundlagenarbeit immer in den Fokus unseres Change-Managements – ganz nach dem Motto „erst das Mindset, dann die Tools. Ist die gemeinsame Haltung klar, können die richtigen Instrumente definiert werden, die bei der Umsetzung des Wandels unterstützen.

Take Away: 8 Punkte für ein erfolgreiches Change-Management

1. Starten Sie immer mit der Vision. Ohne eine klare Vision, die das Ziel des Change-Prozesses definiert und ohne eine Antwort auf das „Warum“, ist es schwer Mitarbeitende auf die Reise mitzunehmen. Die Vision sollte in die Unternehmensstrategie eingebettet sein und sich auf die Werte des Unternehmens beziehen. Das „Warum“ sollten Sie greifbar machen und – zusammen mit einem Change-Fahrplan und erkennbaren Meilensteinen – an ihre Mitarbeitenden kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass die Führungskräfte die Vision als Kompass nutzen, um Ihre Mitarbeitenden durch die Transformation zu führen.
2. Gehen Sie davon aus: jeder und jede gibt sein Bestes. Diese Annahme ist ganz entscheidend. Nur, wenn wir mit einer positiven Einstellung in das Projekt gehen und davon überzeugt sind, dass unser Gegenüber im Rahmen seiner Möglichkeiten das Beste gibt, können wir lösungsorientiert arbeiten.
3. Schaffen Sie Klarheit und Bedeutung. Wenn die Menschen verstehen, warum eine Veränderung stattfindet, sie an die Hand genommen werden und ihre Rolle im Prozess klar ist, werden sie sich engagieren und Verantwortung übernehmen wollen. Es ist daher wichtig, Beteiligten klare Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen.
4. Erkennen Sie: die Organisation kennt die Lösung! Veränderungsprozesse sollten durch einen partizipativen Ansatz unterstützt werden. Die Beteiligten sollen einen Querschnitt der Organisation darstellen: Männer, Frauen, Berufseinsteiger und -erfahrene etc. Denn so können am besten Wünsche, Bedürfnisse und Anforderungen aufgedeckt und der Mehrwert, den die Veränderung schafft, aufgezeigt werden. Das Sie sind es auch, die ein besonders Engagement zeigen, an den Lösungen mitzuarbeiten und sie am Ende umzusetzen.
5. Bieten Sie Raum für Entscheidungen. Nehmen Sie sich genügend Zeit, um die passenden Menschen zusammenzubringen. Nehmen Sie sich Zeit, und bieten Sie ihrem Team einen vertrauensvollen Raum, in dem sie offen Fragen stellen, Anliegen vortragen, aber auch ihre Ideen und ihr Engagement einbringen können. Das unterstützt bei der Findung der – meist richtigen – Entscheidungen.
6. Sie wissen doch – Gras wächst nicht schneller, wenn man daran zieht. Veränderungsprozesse sind langwierige Prozesse. Erwarten Sie nicht, dass sich kulturelle Veränderungen über Nacht einstellen. Der systemische Ansatz ist ein zeitintensiver Prozess. Er ist aber gleichzeitig nachhaltig, da die Prozessbeteiligten, sich umso mehr für die Umsetzung der erarbeiteten Maßnahmen einsetzen werden. Überspringen Sie keine Zwischenschritte im Prozess. Das führt nur vordergründig zur Zeitersparnis, kann sich aber früher oder später nachteilig auf den gesamten Prozess auswirken.
7. Richten Sie Ihren Fokus auf das Positive! Wenn man sich auf widrige Ereignisse oder auf die Menschen fokussiert, die dem Prozess ablehnend gegenüberstehen, kann schnell der gesamte Prozess negativ erscheinen. Verlagert man aber seinen Fokus auf die kleinen Erfolge bzw. Meilensteine, erscheinen die Dinge in einem anderen Licht. Deshalb ist es wichtig, Erfolge in den Projektgruppen immer wieder zu feiern, auch wenn sie noch so klein erscheinen. Erfolge kommunizieren, Menschen, die daran mitgearbeitet haben, Wertschätzung entgegenbringen – diese kleine Übung wirkt Wunder!
8. Bedenken Sie: diejenigen, die kommen sind die richtigen. Wenn Sie einen Workshop angesetzt haben und von den 20 eingeladenen Personen kommen nur sieben – dann sorgt das erst einmal für eine Enttäuschung. Wenn Sie aber davon ausgehen, dass die sieben Anwesenden aus ihrer Überzeugung heraus ihre Zeit, Energie und Motivation einbringen, dann wird das Ergebnis am Ende stimmen. Bei der Bildung von Gruppen für ihre Veränderungsprojekte, konzentrieren Sie sich vor allem auf diejenigen, die dabei sein wollen. Das gilt auch für eine nur temporäre Teilnahme. Frei nach dem Prinzip des Open Spaces: Teilnehmende bleiben nur so lange dabei, wie sie es für sinnvoll erachten, solange sie etwas beitragen und lernen können. Andernfalls sollten sie die Freiheit haben „ihre Füße in die Hand zu nehmen“ und zu gehen. Dieses Prinzip schafft einen besonders wertvollen Austausch.

Mit diesen acht Ratschlägen im Hinterkopf kann ein New Work Veränderungsprojekt erfolgreich auf den Weg gebracht und umgesetzt werden. Als New-Work-Beratung haben wir in unseren zahlreichen Kundenprojekten gelernt: die Einbindung der Mitarbeitenden von Beginn an und das Teilen der Vision und der Ziele erhöhen die Akzeptanz und Identifikation mit der neuen Arbeitswelt. Wir begleiten unsere Kunden bei Veränderungsprojekten. Das heißt, wir entwickeln langfristige Strategien, bei denen räumlicher und kultureller Wandel Hand in Hand realisiert werden kann.

Von: Chiara Polverini, HR People & Culture bei workingwell. Sie ist Change Facilitator und systemischer Coach und begleitet Mitarbeitende und Führungskräfte bei organisatorischen und kulturellen Veränderungsprozessen. Dieser Artikel basiert auf einem Vortrag von Chiara Polverini, den sie im September 2021 bei einer Tagung der Abteilung Cash Back Transfer (CBT) der Organisation World Food Programme (WFP) gehalten hat. Die CBT ist das Innovationsprojekt des WFP. Im Rahmen dieses Projekts unterstützt die WFP Bedürftige mit Bargeldtransfers (CBT) statt mit Nahrungsmittelrationen. Das stärkt die Handlungsfähigkeit der Empfänger und unterstützt gleichzeitig die lokale Wirtschaft.