Artikel, 16.12.2024

Volle Flexibilität oder Büropflicht? Alles eine Frage der Kultur.

Kein Zurück. Oder doch?

Die Freiheit selbst zu entscheiden, wann und wo man arbeitet – ob im Home-Office, im Co-Working Space oder im Büro – das ist seit der Corona-Krise zu unserer neuen Normalität geworden. Flexibles Arbeiten scheint eine Win-Win Situation für alle Beteiligten zu sein. Arbeitnehmende schätzen eine bessere Work-Life-Integration, mehr Flexibilität und vor allem mehr Freiheit und Selbstbestimmung. Die Arbeitgeber hingegen profitieren von besseren Recruiting-Möglichkeiten sowie Flächen- und Energie-Einsparungen, bei gleichbleibender Produktivität. So haben sich, nach anfänglichen Herausforderungen, in den letzten zwei Jahren Unternehmen und Mitarbeitende und auf diese neue Form des Arbeitens eingestellt. Die Unternehmen haben ihre Arbeitsflächen verkleinert, umfunktioniert oder flexibilisiert. Und Arbeitnehmende ihr Leben an die neuen Möglichkeiten angepasst.

Ende gut. Alles gut?

In der letzten Zeit verunsichern uns jedoch Nachrichten von Top-Unternehmen wie Amazon, Beiersdorf oder Henkel, die Schluss machen, mit der totalen Freiheit. Laut einer Studie des Immobilienunternehmens JLL vom Januar 2024, wünschen sich sogar 87% der Unternehmen eine Rückkehr ihrer Mitarbeitenden ins Büro. Und rund ein Drittel der Unternehmen haben bereits Anwesenheitspflichten eingeführt. Diese reichen von vier Tagen Vor-Ort-Arbeit im Monat bis hin zu vollständiger Rückkehr an fünf Tagen die Woche. Bei der Belegschaft löst das verständlicherweise Unmut aus – denn ihnen wird damit nicht nur ihre Selbstbestimmung wieder entzogen, sie müssen häufig ihr Leben wieder neu organisieren. Für junge Fachkräfte ist maximale Flexibilität zudem ein entscheidendes Kriterium bei der Wahl des Arbeitgebers. Laut einer Studie der Internationalen Hochschule sind Homeoffice und flexible Arbeitszeiten für 62,9 Prozent von größter Bedeutung. Unternehmen, die zur Büropflicht zurückkehren riskieren somit die Zufriedenheit und Motivation ihrer Mitarbeitenden und den Verlust wichtiger Fachkräfte.

Böse Absicht. Oder Notwendigkeit?

Was also treibt viele Unternehmen an, wieder auf Vorgaben und Pflicht zu setzen? Produktivitäts- und Umsatzeinbußen scheinen nicht der Grund zu sein – das lassen zumindest aktuelle Umfrageergebnisse vermuten. So zeigt eine Studie der University of Pittsburgh mit 137 Unternehmen des US-Aktienindex S&P 500, dass eine verpflichtende Rückkehr keine Leistungssteigerung bewirkt. Wenn dieses Argument nicht für eine Büropräsenz spricht, welche Aspekte können dann eine strikte Büropflicht begründen? In der letzten Zeit wurden verstärkt Vermutungen angestellt, dass eine geringe Büroanwesenheit die Innovationskraft des Unternehmens schwächt. Denn, wenn das persönliche Miteinander fehlt, hat das häufig negative Folgen auf die Verbundenheit mit dem Team, auf die kreative Zusammenarbeit und den natürlichen Austausch und Wissenstransfer. Auch negative Folgen wie eine schwindende Identifikation mit Unternehmen und Marke und damit eine geringere Mitarbeiterloyalität wurden in diesem Kontext diskutiert. Zudem leiden die Mitarbeitenden häufig – ohne dies bewusst wahrzunehmen – unter sozialer Isolation oder Stress, da sie berufliche und private Aufgaben oft nicht klar abgrenzen können. Die Folgen sind nicht selten Burn-out und krankheitsbedingte Ausfälle.

Pflicht oder Mitbestimmung?

Das Büro ist also kein Auslaufmodell, sondern hat eine wichtige Funktion in unserem Arbeitsleben. Und, das richtige Maß an Büropräsenz scheint sich positiv auf den Unternehmenserfolg und die Mitarbeitenden auszuwirken. Daran besteht kaum noch Zweifel. Die große Frage jedoch, an der sich aktuell viele Unternehmensleitungen aufreiben: „Wie hole ich meine Mitarbeitenden wieder ins Büro zurück? Kann ich auf „Good-Will“ setzten oder muss ich klare Vorgaben machen?“

Nachdem New Work und eine damit einhergehende Unternehmenskultur, die auf Vertrauen und Selbstbestimmung setzt, in den meisten Unternehmen etabliert ist, scheint Bürozwang nicht das richtige Mittel zu sein. Zudem wirken Unternehmen, die gerade noch die große Freiheit proklamiert haben und nun auf strikte Anwesenheitspflicht setzen, unschlüssig in ihrer Haltung. Das verunsichert die Mitarbeitenden und mündet nicht selten in Demotivation und Kreativitätsverlust. Damit bewirken Unternehmen, die auf Pflicht setzen, also genau das Gegenteil ihres ursprünglichen Vorhabens. Wir raten unseren Kunden deshalb dazu, mehr in die Unternehmens- und Führungskultur zu investieren, um den Mitarbeitenden die Verantwortung wieder selbst zu übertragen.

Teamentscheidung statt Chefsache.

In einer Kultur, in der Eigenverantwortung und unternehmerisches Denken und Handeln gelebt wird, sind die Mitarbeitenden selbst in der Lage zu definieren, wieviel Büropräsenz für sie persönlich und für das Team sinnvoll ist. Das kann nach Tätigkeit und Projektphase stark variieren. Mal ist fokussiertes Arbeiten gefragt und das Home-Office der perfekte Ort. In einer Phase der kreativen Entwicklungsarbeit ist ein physisches Miteinander oft zielführender. So können sich Teams bzw. Abteilungen sehr engmaschig absprechen und den Ort der Zusammenarbeit recht kurzfristig koordinieren – das setzt allerdings eine große Flexibilität voraus.  Für eine bessere Planbarkeit sind gemeinsam definierte Leitplanken, die festlegen, welcher Ort für welche Aufgabe die beste Wahl ist, sehr hilfreich. Die Führungskräfte spielen hier natürlich eine entscheidende Rolle – allerdings nicht als Entscheider, sondern eher als Stimmungsbarometer und Moderatoren. Sie haben darüber hinaus auch eine wichtige Vorbildfunktion, sollten relevante Erfolgsfaktoren im Blick behalten und bei Bedarf das Team zusammenholen, um gemeinsam neue Absprachen zur Zusammenarbeit zu treffen.

Raum für Kultur.

Auch wenn die Kultur eine übergeordnete Rolle bei der Gestaltung der richtigen „Back to Office“ Strategie spielt, dürfen die räumlichen Aspekte nicht vernachlässigt werden. Denn: niemand möchte in ein tristes, unattraktives Büro zurückkehren, welches die eigenen Bedürfnisse kaum unterstützt. Deshalb ist es wichtig auch in die Arbeitsumgebung zu investieren und sie zu einem attraktiven und anziehenden Wohlfühlort zu machen. Mit einer Vielfalt an Arbeitsmöglichkeiten, die sowohl fokussierte Einzelarbeit als auch kollaborative Teamarbeit bestmöglich unterstützen, kann ein rundum positives Arbeitserlebnis geschaffen werden. Aber auch soziale Räume, in denen team- und abteilungsübergreifender Austausch stattfindet und das Wir-Gefühl gefördert wird, werden in der hybriden Arbeitswelt immer wichtiger. Der Raum kann eine Arbeitskultur erst zum Leben erwecken und ein entscheidendes Vehikel sein, um neue Arbeitsweisen zu fördern und aus alten Strukturen, Denk- und Verhaltensweisen auszubrechen.

Lesen Sie auch unseren Blogbeitrag „Das Büro von morgen: willkommen im Community Hub.“