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Das „New Normal“ ist kein Selbstläufer. Hybride Zusammenarbeit muss aktiv gestaltet werden.

Ob und wann die Corona-Krise ganz überstanden ist, kann wohl noch keiner sagen. Aber die Auswirkungen auf die Arbeitswelt sind bereits jetzt sichtbar geworden. Eineinhalb Jahre Home-Office Arbeit hat die Menschen verändert – ihnen mehr Freiheiten, Selbstbestimmung und Eigenverantwortung gegeben. Was zunächst nach Pandemie-Pragmatismus aussah, scheint nun das „New Normal“ einzuläuten. Denn das Mindset der Mitarbeitenden und Führungskräfte wurde einem natürlichen Veränderungsprozess unterzogen und bei vielen ist ein neues Verständnis von Arbeit entstanden. Ein Zurück in das alte Normal ist kaum denkbar – denn das Entziehen des gewährten Vertrauens und der neu erworbenen Kompetenzen wäre jetzt kontraproduktiv und würde Demotivation nach sich ziehen. Dies zeigen auch aktuelle Studien: laut dem „2021 Work Trend Index“ von Microsoft möchten 73% der Befragten auch zukünftig die Möglichkeit haben, mobil zu arbeiten.

Deshalb sollten Unternehmen dem Wunsch ihrer Mitarbeitenden offen begegnen und eine hybride Zusammenarbeit als zukünftige Form des Arbeitens begrüßen und fördern. Natürlich entstehen neue Spannungsfelder und Herausforderungen, wenn nicht mehr alle Mitarbeitenden physisch an einem Ort sind. Aber diese Veränderung bietet auch enorme Chancen. Deshalb gilt es jetzt die alte Arbeitswelt zu überdenken und ein neues, besseres Normal aktiv zu gestalten. Das haben zukunftsorientierte Unternehmen bereits verstanden – so gaben 66% der von Microsoft befragten Führungskräfte an, dass ihre Unternehmen die Büros bereits für verschiedene Arbeitsmodelle vorbereiten und hybrides Arbeiten ermöglichen werden.

Für Unternehmen ist ein holistischer Blick auf die Arbeitswelt jetzt ganz entscheidend. Nur so kann New Work und damit ein rundum positives und motivierendes Arbeitserlebnis auf allen Ebenen verankert werden. Veränderung sollte deshalb drei Ebenen berücksichtigen:

1. New Mindset

Mensch und Kultur

Eine gemeinsame Haltung bietet Orientierung

2. New Toolset

Raum, Prozesse & Technologien

Optimale Voraussetzungen für die hybride Zusammenarbeit schaffen

3. New Skillset

Weiterbildung & Trainings

Neue Kompetenzen als „New Work Booster“

1. New Mindset: Eine gemeinsame Haltung bietet Orientierung

Mit Blick auf die Ebene Mensch und Kultur ist eine essenzielle Frage wie bzw. in welchem Maß dem Wunsch nach Home-Office bzw. hybridem und selbstbestimmtem Arbeiten nachgekommen werden kann bzw. sollte. Ist es sinnvoll den Mitarbeitenden die komplette Entscheidungsfreiheit zu übertragen oder muss es abteilungsspezifische bzw. unternehmensweite Vorgaben und Richtwerte für den Anteil an Büroarbeit und Home-Office geben? Hier entstehen häufig Spannungsfelder – denn an dieser Stelle müssen die persönlichen Bedürfnisse der Mitarbeitenden mit den Intentionen und Zielen der Unternehmen in Einklang gebracht werden. Wichtig ist es an dieser Stellen, nicht in Schwarz-Weiß zu denken, sondern die Bedürfnisse möglichst umfassend zu betrachten und gleichermaßen ernst zu nehmen. So können in Teams, die in einem Umfeld, in dem regelmäßiger und kreativer Austausch erfolgsentscheidend ist, andere Vorgaben gelten als in Teams mit überwiegend konzentrierter Einzelarbeit. Eine allgemeingültige Vorgabe ist hier nahezu unmöglich. Vielmehr sollte es eine gemeinsame Haltung und transparente Handlungs- und Entscheidungsrahmen geben, die Orientierung bieten, wie sie ihre individuellen Bedürfnisse mit den Unternehmenszielen in Einklang bringen können. Wichtig ist vor allem, dass alle verstehen, was sich hinter den vorgegebenen Handlungsspielräumen verbirgt. Eine offene, transparente und ehrliche Kommunikation an und mit den Mitarbeitenden sollte Entscheidungen stets begleiten. Dabei sollte klar werden, ob es bei neuen Rückkehrkonzepten darum geht, die Bedürfnisse der Beschäftigten in den Mittelpunkt zu stellen oder ob sich vielleicht doch der Wunsch des Unternehmens dahinter verbirgt, die Mitarbeitenden besser zu kontrollieren  oder Kosten für Büroflächen einzusparen.

2. New Toolset: Optimale Voraussetzungen für die hybride Zusammenarbeit schaffen

Räumliche, organisatorische, aber auch rechtliche Fragen schaffen einen weiteren wichtigen Blickwinkel auf das Thema. So besteht häufig Unklarheit, ob ein mehr an Home-Office auch ein weniger an Bürofläche bedeutet und wie die ideale Arbeitsumgebung für hybrides Arbeiten aussehen sollte. Die häufige Annahme, dass Bürofläche reduziert werden kann, wenn die Mitarbeitenden nicht mehr vollständig im Büro arbeiten, trügt allerdings. Denn bei genauerer Betrachtung haben sich die Anforderungen lediglich verändert. Wenn man davon ausgeht, dass Fokusarbeit zukünftig eher im Home-Office stattfindet, dann wird im Büro ein stärkerer Fokus auf Interaktion, Zusammenarbeit und Austausch liegen. So wird das Büro in Zukunft wohl weniger Einzelbüros und Standardarbeitsplätze und mehr Kreativ- und Meetingräume sowie Begegnungsflächen anbieten müssen. Aber auch dem Home-Office müssen Unternehmen Beachtung schenken – hier gilt es vor allem gesundheitlichen Schäden , durch fehlende Arbeitsplatzausstattung, vorzubeugen.

Das Arbeiten in flexiblen, hybriden Arbeitsumgebungen stellt auch neue Anforderungen an Arbeitsprozesse und -strukturen. So werden häufigere Abstimmungstermine wichtiger, da kein natürlicher Team-Austausch und Wissensübertrag im Büro stattfinden kann. Um Klarheit zu Erreichbarkeiten zu schaffen, empfiehlt es sich Vorgaben zur Nutzung von Terminkalendern wie Outlook oder der aktiven Nutzung von Statusfunktionen in Kommunikationstools wie Teams oder Zoom zu machen. Mit Spielregeln für die hybride Zusammenarbeit, können Antworten auf die vielfältigen Fragen und Herausforderungen der Mitarbeitenden gegeben und Transparenz geschaffen werden.

In der hybriden Welt wird ein Instrumentarium besonders wichtig: die richtigen Technologien und Tools, die ein produktives Miteinander unterstützen und alle Teilnehmenden optimal integrieren. So werden zukünftig in allen Meetingräumen großflächige Bildschirme, Kameras und leistungsstarke Lautsprecher benötigt und um virtuell Teilnehmende in den Raum zu holen. Mobile Großbildschirme können hier optimale Flexibilität bieten. Mit der Wahl der richtigen Tools zur Unterstützung von Kommunikation, Austausch und kreativer Zusammenarbeit und einer optimalen Einarbeitung können hybride Teams nahezu „reales“ Miteinander schaffen.

3. New Skillset: Neue Kompetenzen als New Work Booster 

Die hybride Zusammenarbeit ist kein Selbstläufer. Denn sich auf etwas Neues einzulassen, bedeutet auch alte Gewohnheiten und Verhaltensweisen zu überschreiben. Das braucht Zeit – und Knowhow. So sind neue Kenntnisse und Skills für den Umgang mit mehr Freiheit und Verantwortung sowie das Agieren in neuen Räumen, mit innovativen Tools und Technologien im Veränderungsprozess von großer Bedeutung. Sie befähigen Mitarbeitende und Führungskräfte das Potential der neuer Arbeitsweisen und -räume voll auszuschöpfen und New Work erfolgreich zu leben.

So begleiten wir bei workingwell unsere Kunden nicht nur im Rahmen unserer Beratungsleistungen in den Bereichen Kulturentwicklung, Change-Begleitung, strategische Arbeitsplatzanalyse und -beratung, sondern legen ein besonderes Augenmerk auf die Wissensvermittlung und die Entwicklung sowie den Auf- und Ausbau notwendiger Kompetenzen.

workingwell academy: Das richtige Know-How für die Arbeitswelt der Zukunft aufbauen

Unsere workingwell academy bietet hier ein umfassendes Trainings- und Coachingprogramm mit den Schwerpunkten New Work, New Culture, Deep Work, New Leadership.

Um ein grundlegendes Verständnis für die Erfolgsfaktoren der Arbeitswelt der Zukunft zu erhalten, bieten wir unseren Kunden aktuell Trainings rund um das Thema hybride Zusammenarbeit an. Machen Sie sich und Ihr Team jetzt fit und lernen Sie unser vielseitiges Trainingsangebot kennen: